我们知道，从报价单到最终订单需要经过各个不同的阶段。包括报价前的准备、通客户协商价格、根据客户反馈意见来进行修改、根据报价单转换销售订单或报价失败原因分析等多个环节。一般的信息化管理软件往往只可以做到根据报价单转换销售订单这个环节。而 CRM软件则恰恰能解决上述这些问题。
  一、为什么要实现报价的过程管理?
  　　在传统的报价管理体系下，往往由于缺乏过程管理而导致不少问题，甚至有些企业为此闹出了不少的笑话。如不同的业务员会像同一个客户报产品的价格，更有甚者不同业务员报的价格都不同。这肯定会给客户带来不好的印象。因此，如果不对报价的整个过程进行管理，企业可能会遇到不少问题，例如：
  1、不同的业务员会对同一个客户进行报价
  企业在报价管理中，大多只关注一些老客户。而对于一些潜在的客户都是口头报价，换句话说，就是在系统中没有相关的纪录。结果造成有些业务员出于各种原因就会不断的像这些潜在客户进行报价。而由于彼此之间信息沟通不是很畅通，结果对于同一个产品报的价格也会有差异。这会给客户一个很不好的印象。可以想象，连报价这么简单的作业都管理不好的话，客户怎么会相信企业能够按时保质的交货呢?
  2、对于报出去的价格缺乏追踪
  据笔者了解，许多企业的业务员只管把价格报出去。而对于价格报出去以后后续的工作缺乏有效的追踪。销售经理或者其他管理人员不了解客户的反应。如客户是嫌企业报的价格高又或者是因为销售人员缺乏热心才拒绝接受企业的报价的。企业对于报价的一个基本要求就是每一份发出去的报价单都需要得到客户的响应。就算客户时负面的评介也行。但由于过去企业缺少报价过程的管理，为此报价单发出去后续的追踪都将无法进行。
  3、销售机会、潜在客户、产品报价、销售订单、折扣等之间无法连成一线
  报价作业实际上是贯穿于很多作业之中的。给客户报价或者从报价单生成销售订单只是报价作业中的少数几个环节罢了。而如果在报价管理中，只采用了几个环节，忽视了与其他作业结合的话，则无法通过报价作业这条主线把相关的几个环节连接起来。如此的话，就无法获得好的报价管理效果。
  二、CRM如果实现报价的过程管理
  1、通过定价引擎获取产品价格信息
  其实，在大部分的CRM产品中都已经实现了定价引擎技术。简单而言，定价引擎即企业管理者预先设置好的一套价格管理机制。只要销售人员输入一些基本的信息，如产品名称、客户付款条件、付款方式等信息，系统就会自动根据预先定义的规则计算出一个相对合理的价格。这样销售人员即可根据这个价格来向客户报价。通过定价引擎来获取价格信息，能保证从营销活动开始的六成得到了正确的应用。比如根据定价引擎得到的价格即企业默认的报价。如果销售人员给客户的价格与这个价格有出入的话，那么就一定要在系统中进行注明。因为这样做对企业后续的分析与追踪工作是十分有利的。同时，通过权限的控制，企业还可以设置销售人员在多大的幅度内可以对定价引擎给出的价格进行修改。在定价引擎的帮助下，显然有利于企业提高对报价过程的控制。
  2、提供一个同一的价格管理平台
  报价的流程涉及多个方面，无论是在前期跟潜在客户协商中，还是在后期答应客户的促销条件，又或是最终转换为销售订单，都涉及到报价的流程。比如为了促使客户及早付款，企业会设置相关的商业折扣来吸引客户;而且可能还会有数量折扣等等。那么现在给企业业务员的一个难题是，在以后的接触中，如何把这些吸引客户下单的信息在适当的时候传递给客户呢?这是企业管理中的一个难题。如果一套严格的管理机制，有哪个销售人员会每次向客户报价的时候都不厌其烦的把优惠措施介绍一遍呢?据笔者了解，有的企业，他们的业务员就自作聪明。以为上次向客户介绍过了企业的优惠措施，这次就不用介绍了。其实这是错误的。其实企业的某些优惠措施就是要向客户狂轰滥炸才会有效果。另外这些优惠措施如何落实到具体的报价与订单中呢?由于企业的优惠措施可能比较多(如商业折扣、数量折扣、促销等等)，而且不同的客户还可能可以享受不同的优惠措施。为此如果靠手工管理，则很难做到万物一失。为此，企业希望有一个平台，可以把跟客户的前期承诺、给客户的报价、销售订单的价格之间联系起来，做到相会对应、相互约束。而不是等到客户来投诉企业搞价格欺诈的时候才发现问题。此时企业的信誉度就会大打折扣了，即使再进行弥补效果也是非常有限。
  3、对于失败报价记录的管理
   对于管理者而言，实际上他们可能更加关注那些失败的报价单。因为他们需要知道客户是出于什么原因不接受这份报价单。比如是由于业务员提供价格比竞争对手慢了;又或者是价格太高等。CRM系统可以预先对报价单失败的原因进行分类。然后在实际发生的时候，销售人员只需要选择就可以。这样不但加快了操作的速度，也有利于后续的统计。在系统中还以统计各种原因导致的销售订单失败的百分比，为管理员进行下一步工作提供数据上的支持。
  除此以外，在CRM系统中，还可以设置报价单的响应期限。比如在报价单开出去十天后如果销售人员还有任何动作，系统会自动法邮件或通过其他方式督促销售员进行追踪等等。